¿Qué es una organización? La organización es un sistema social, integrado por grupos de individuos que realizan actividades utilizando recursos con el fin de cumplir sus objetivos.
Procesos administrativos: Planeación, Organización, Dirección y Control.
MÓDULO II: PLANEACIÓN.
¿Qué es planear?
Consiste en diseñar las metas de la organización, establecer estrategias para alcanzarlas y trazar planes de acción para llevar a cabo el trabajo. La planeación se ocupa de los fines (el ¿qué?) y de los medios (el ¿cómo?).
La planeación es formal o informal.
La planeación informal aparece generalmente en empresas pequeñas, donde el dueño tiene una visión de las metas, no hay nada escrito y a veces le falta continuidad. Sin embargo, cuando hablemos de planeación hablaremos de la planeación formal, ésta define detalladamente metas específicas por escrito, son planes que abarcan años, y se las informas a todos los integrantes de la organización para que estén al tanto de la ruta que se quiere seguir.
Objetivos de la planeación.
- Tener un camino a seguir: para gerentes y no gerentes, es decir, si los empleados de la empresa sestan al tanto de las metas de la misma y el trabajo que se requiere que realicen, tomaran responsabilidad y harán la parte que les corresponde para conseguir los objetivos.
- Reducir la incertidumbre: es decir, que la planeación ayuda a los gerentes a tener preparadas respuestas a los cambios.
- Reduce superposiciones y desperdicio de actividades: es decir, que con planes bien elaborados, es posible detectar ineficacias y reducirlas o eliminarlas.
- Establece criterios de evaluación: sin planeación no habría manera de controlar. A través de la planeación se pueden controlar los resultados obtenidos, si se llegó a la meta, y detectar las ineficacias y resolverlas.
¿Cómo planean los gerentes?
Planear es una de las funciones administrativas más importantes, sin planear no se puede organizar, ni dirigir y menos controlar.
La planeación consta de 2 elementos: metas y planes.
- Metas: son los objetivos de la empresa, los resultados deseados, las metas marcan la dirección para las decisiones administrativas y establece criterios de evaluación. Hay que saber qué resultados se están buscando para poder trazar planes para conseguirlos.
- Planes: son documentos en los que se explica qué metas se buscan, cómo se van a alcanzar, qué recursos y acciones serán necesarias y el tiempo en que se llevaran a cabo.
MÓDULO IV: ORGANIZACIÓN
Estructura organizacional.
Conjunto de relaciones jerárquicas funcionales, teniendo en cuenta las responsabilidades asignadas a cada uno de los elementos que la componen. Muestra quién depende de quién y cómo se integran y dividen las tareas.
Tiene por objetivo:
-Facilitar el proceso y flujo de informaciones,
-Facilitar la coordinación,
-Permitir la flexibilidad y adaptación,
-Lograr satisfacción de sus miembros.
Problemas que puede presentar:
- Fallas de comunicación,
- Fallas de coordinación,
- Falta de definición de tareas y responsabilidades,
- Exceso de burocracia,
- Falta de iniciativa, creatividad e innovación.
Diseño organizacional.
Es el proceso que permite tomar decisiones con el fin de crear la estructura organizacional.
Decisiones sobre:
- Puestos de trabajo,
- Departamentos,
- Grupos de trabajo,
- Delegación de autoridad.
Se diferencian dos tipos de diseños:
- Diseños de puestos de trabajo: determinar derechos y obligaciones de cada una de las personas que ocupan los puestos de trabajo.
- Diseño de la organización: se determina la estructura en forma general.
Organización formal. (Es el organigrama)
Es la estructura intencional de funciones en una empresa formalmente organizada. Si bien se denomina formal, también debe ser flexible para ser capaz de reconocer gustos y capacidades individuales de sus integrantes y utilizarlos en provecho de la organización.
Organización informal. (Equipos de futbol, amigos de chat, vecinos)
Es una red de relaciones personales y sociales no establecida ni requerida para la organización formal, pero que surge espontáneamente de la asociación entre sí de las personas, ya sea por cercanía, agrado, costumbres, etc.
Niveles organizacionales y tramo de la administración.
- Tramo de la administración, estrecho.
- Tramo de la administración, amplio.
Los organigramas. Tipos.
1- Departamentalización por función empresarial.
Es la forma más usual y conocida de organigrama. Se agrupan las actividades en las siguientes funciones básicas: producción, venta y financiamiento. De aquí se les da a los departamentos el nombre de producción, comercialización y finanzas. Si es una empresa que comercializa los departamentos serán compra, venta y finanzas.
2- Departamentalización territorial o geográfica.
Es común en empresas que operan en regiones geográficas extensas. Es apropiada para las compañías de gran escala y empresas con actividades físicas o geográficamente dispersas.
3- Departamentalización por tipo de cliente.
Cuando cada una de las actividades de una empresa en favor de sus clientes es puesta bajo la responsabilidad de un jefe de departamentos, los clientes constituyen la base sobre la cual se agrupan las actividades. Las actividades se suelen organizar de esta manera cuando a la empresa le interesa responder a los requerimientos de grupos de clientes claramente definidos.
4- Departamentalización por procesos o equipo.
Se aplica fundamentalmente a los procesos de manufactura de un departamento. Es común que las actividades de agrupen en torno a un proceso, este tipo de departamentalización supone la reunión en un mismo punto de personas y materiales para el cumplimiento de una operación en particular.
Los manuales.
Los manuales tienen por objeto decirle a cada jefe, por escrito, lo que se espera de él, en materia de funciones, tareas, responsabilidades, autoridad, comunicaciones e interrelaciones dentro y fuera de la empresa.
MODULO V: DIRECCIÓN.
Desempeño de la organización
El desempeño de una organización es el reflejo de la competencia de sus administradores. Una compañía eficiente, eficaz y competitiva demuestra que tiene administradores de alto desempeño. Algunos de los criterios más importantes para evaluar el desempeño de una organización y de sus administradores son:
- Satisfacción de los accionistas
- Desempeño eficaz como negocio
- Satisfacción de los clientes
- Calidad de los productos o servicios
- Eficiencia en el uso de los recursos
Conceptos importantes
Dirección: es la función administrativa que consiste en influir a las personas para que contribuyan al cumplimiento de las metas organizacionales y grupales. En este proceso son de real importancia la motivación, el liderazgo y la comunicación.
Productividad: es la relación (división entre) productos/insumos, dentro de un período determinado y considerando la calidad. Se relacionan los productos finales con la materia prima necesaria para fabricarlos. La productividad implica, eficacia y eficiencia en el desempeño individual y organizacional.
Eficacia: es solamente el cumplimiento de los objetivos.
Eficiencia: es logro de las metas con la menor cantidad de recursos: tiempo, dinero y recursos materiales.
Motivación: las motivaciones humanas se basan en necesidades, algunas de ellas son primarias como alimento, agua, aire y abrigo, y otras en cambio son secundarias como el autoestima, la relación con los demás, afectos, etc. La motivación se aplica a una amplia serie de impulsos, deseos, necesidades y anhelos; decir que los administradores motivan a sus subordinados es decir que realizan cosas con las que esperan satisfacer esos impulsos e inducir a los subordinados a actuar de determinada manera.
La motivación en el trabajo es un estado de disposición, interés o voluntad de perseguir o realizar una tarea o meta. Decir que una persona está motivada en el trabajo significa decir que presenta una disposición favorable o positiva para efectuar el trabajo.
Motivos (de motivación) internos y externos:
Internos: son las necesidades, aptitudes, intereses, valores y habilidades de las personas.
Externos: son estímulos o incentivos que el ambiente ofrece. Por ejemplo: el trabajo que realiza el individuo, el ambiente en el cual se efectúa el trabajo, las recompensas y los valores del medio social.
Liderazgo: es el arte o proceso de influir en las personas para que se esfuercen voluntaria y entusiastamente en el cumplimiento de las metas grupales. El liderazgo es uno de los papeles que desempeñan los administradores, la persona que desempeña el papel de líder influye en el comportamiento de uno o más seguidores, que lo siguen o aceptan su influencia por algún motivo.
Estilos de liderazgo: puede ser autocrático o democrático dependiendo de la manera en que el líder se relacione con sus seguidores.
- Autócrata: liderazgo orientado a la tarea, el poder de tomar decisiones se concentra en el líder:
o Tomar decisiones sin consultar a su equipo
o Mantiene distancia con los empleados de su equipo
o Se preocupa mucho más por la tarea que por el grupo que la ejecuta
o Insiste en superar a la competencia
- Demócrata: liderazgo orientado a las personas, liderazgo participativo por parte de los empleados en el poder o en las decisiones del jefe.
o Busca un clima en el que las personas se sientan cómodas
o Pide opiniones, escucha, utiliza ideas de su grupo
o Es amigable, dedica su tiempo y apoya y defiende al grupo
o Insiste con su equipo para que acepten responsabilidades y resuelvan problemas.
Necesidades: las necesidades son estados de carencia, las personas buscan satisfacer esos estados, luchas para satisfacerlas antes de preocuparse por las de nivel superior. Si no puede satisfacerse una necesidad, la persona se quedará estacionada en ese nivel de motivación.
Teoría de los dos factores:
La teoría de los dos factores, propuesta por Frederick Herzberg, explica cómo los motivos presentes en una situación de trabajo interactúan con los motivos internos de cada persona. En una situación de trabajo, los factores que influyen en el desempeño pueden dividirse en dos categorías principales:
- El propio trabajo
- Las condiciones de trabajo.
Según esta teoría, en situaciones de trabajo:
- Los factores intrínsecos: producen la satisfacción con el trabajo, es decir, el trabajo y los factores que le son directamente relacionados pueden hacer que las personas se sientan satisfechas.
- Los factores extrínsecos: no hacen que las personas se sientan satisfechas, solo incluyen en el estado de satisfacción con las condiciones en las cuales se realiza el trabajo.
MODULO VI: CONTROL
Concepto.
Es una etapa del proceso administrativo que mide y evalúa el desempeño. Compara lo planificado con lo que va sucediendo, y de ser necesario toma acciones correctivas.
Proceso de control.
- Establecimiento de estándares de desempeño. Los patrones representan el desempeño deseado, por ejemplo patrones de cantidad, calidad, de tiempo y de costos. Éstos representan el resultado que se desea alcanzar. Por ejemplo, porcentaje de mortandad y porcentaje de destete en un establecimiento de cría de cerdos.
- Evaluación del desempeño. Es la observación de la información con respecto al desempeño, para ello se suelen utilizan planillas para recolectar datos acerca del funcionamiento de la organización.
- Comparación entre el desempeño y el estándar. En este paso se compara lo que sucedió con lo que se planeó en busca de errores o desviaciones “significativas”, que sobrepasen los límites de los patrones, y que exijan correcciones.
- Acción correctiva. El control debe indicar cuando el desempeño no está de acuerdo con un patrón y cuál es la medida correctiva que debe adoptarse. El objetivo del control es indicar cuándo, cuánto, dónde y cómo debe ejecutarse la corrección. Las decisiones sobre las correcciones que se van a hacer representan la culminación del proceso de control.
El control como retroalimentación.
El control tiene como objetivo prevenir nuevas fallas o errores, al corregir las fallas o los errores existentes, el control aplica los medios necesarios para evitarlos en el futuro.
No es posible modificar el pasado, pero su comprensión ayuda a crear, a partir del presente las condiciones para que las futuras operaciones obtengan mejores resultados y no volver a cometer los mismos errores.
Técnicas de control. (Más importantes)
- Presupuestos
- Informes
- Auditorias
- Diagrama de Gantt.
- Técnica PERT
Diagrama de Gantt.
Consiste en una representación gráfica sobre 2 ejes: en el vertical se disponen las tareas del proyecto y en el horizontal se representa el tiempo. Se representa cada actividad por una barra horizontal que indica en meses, semanas, días, etc. el momento de su iniciación y terminación, y su simultaneidad con el resto de las actividades.
Técnica PERT.
Es un sistema de análisis de redes tiempo-actividades en el que se identifican las diversas actividades de un proyecto para cada una de las cuales se establece un periodo planeado. Estas actividades se organizan en una red que muestra las relaciones entre sí. El objetivo de este diagrama es calcular la ruta crítica donde no hay tiempos de desperdicio.
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